18新利最新登入电话会议礼仪是如何工作的

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参与电话会议时,重要的是要做好准备。
利乐图像/盖蒂图片社

马克不熟悉音频控制会议协调员和切断了西尔维娅的评论,切断了她。他不知道比尔,他应该是一个参与者,但他没有检查。乔和保罗坚持参与从扬声器和剪辑掉的部分谈话每次他们说话。梅丽莎调用从伦敦,但必须提前离开,因为她手机需要充电。玛丽亚凯利和声音如此相像,很难说是谁说话。

杰克必须接一个重要电话,把会议暂停,让其他人的电梯的背景音乐。从点击声音和她含糊不清的回答,安娜是阅读和回答她电子邮件电话会议。和往常一样,艾米丽不停打断大家的评论,而罗伯特想直接讨论他的宠物主题改善办公室的技术。

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什么,你问自己,我应该离开这个电话会议吗?无论会议主题是什么,任何电话会议运行更好的如果每个人都能理解和观察一些电话会议礼仪规则。

在很大程度上,电话会议礼仪只是礼貌,等待轮到你和尊重对待每一个人的耐心和机智。但是电话会议的技术和格式创建需要礼仪规则,超越预期的对话两个或三个人在一个房间里。

你需要做些什么来保持电话会议吗?18新利最新登入一些礼仪的问题怎么能领导在会议开始之前?和你能做什么在会议期间,作为一个领导者或参与者,让公民和平稳运行吗?首先,让我们考虑提前电话会议礼仪。

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电话会议前要考虑的因素

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电话会议时更好的进行从固定电话或一个安静的位置,而不是从你的游艇。
盖蒂图片社

电话会议礼仪开始之前有人拿起一个电话。提前计划,电话会议的领导人,或主机,其参与者可以使会议更有礼貌和愉快的经历。

一些违反会议礼仪只是无聊和沮丧的结果。参与者保持比预期更长的时间或被困在讨论问题可能会变得无私和不耐烦。

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作为东道主,你可以通过仔细规划会议短路这些反应。

  • 开发一个议程,包括主要观点,尽可能简短的和有针对性的。参与者将更可能是细心和保持正轨,如果他们知道会发生什么。
  • 提前发送符合相关材料以便参与者熟悉他们,你不需要花时间解释基本信息。18luck手机登录
  • 要求参与者提前相关材料发送给对方。

仔细的安排也将帮助处理电话会议运行顺利,没有人失踪或迟到。

  • 给予足够的注意到会议的日期和时间。
  • 提供明确的指示如何参加电话会议。18新利最新登入例如,参与者需要调用一个特定的电话号码,输入密码会承认吗?
  • 联系每个参与者一或两天之前的电话会议提醒,确保他们就会与你同在。
  • 发送温柔提醒会议的礼仪,如陈述他们的名字,因为他们开始说话(“戴夫;我想评论。”),让其他人来完成他们的想法在开始说话之前,避免减损的或好辩的评论。

不要让技术为礼仪问题,可能发生如果参与者mid-comment剪除。

  • 工作你将使用的设备,这样您就可以处理它在会议上没有错误。
  • 安排一个人来帮助你与设备运行时的会议。
  • 计划最少的人可能与你在同一个房间里减少咳嗽、纸张和其他噪音干扰。
  • 为参与者提供他们需要任何技术细节,比如要求他们沉默的手机时,他们不是说减少背景噪音。

如果你是一个电话会议参与者,要主动关闭无关的噪声,减少干扰和准备积极参与讨论。

  • 使用固定电话电话(为了更好的音质)在一个封闭的房间,如果可能的话。并安排来电转发会议期间。
  • 如果你必须使用手机或移动设备确保它是完全充电,你侦察过一个地方,你有三个或四个信号强度酒吧和小背景噪音。翻转铃声开关使用耳机,可以帮助减少系统警报的声音,塞壬,机场在后台聊天或其他。
  • 如果你在办公室,准备关上门,把“会议进展:不要进入”的牌子在你的门。如果你的房间里工作,试着找到一个会议室或其他安静的区域。
  • 让浴室爆发的方式在会议开始之前。
  • 熟悉会议议程、会议材料、礼仪规范和技术规范。

无论你如何计划,会议18新利最新登入开始时电话会议礼仪不停止。请继续往下读你应该避免什么,作为主机或参与者,所以你的电话会议顺利进行、彬彬有礼。

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事情,以避免在一个电话会议

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电话会议的参与者应该限制干扰喜欢网上购物。
山姆Jordash /数字/愿景盖蒂图片社

的日子电话会议已经到来,你认为你已经做了所有可以作为东道主,确保电话会议礼仪将会观察和会议顺利进行。但是不要认为你的工作电话会议礼仪。有很多的行为——和你的参与者——将希望避免在电话会议。

也许其中最重要的是不要等待后来者,开始晚了。如果参与者觉得电话会议上宝贵的时间,一开始只会证实这一点,阻挠他们。你将岩石开始之前你说一个字。

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当你开始时,不要移动进入议程,不用花时间:

  • 让每个参与者说他或她的名字。通过引入参与者,你就会知道如果有人失踪,每个人都会有机会熟悉彼此的声音。
  • 快速回顾礼仪和规则要求每个参与者确定他或她之前做出评论。
  • 要求移动设备用户铃声翻转开关,每个人都忽略的电话和其他干扰,这样他们就可以关注电话会议

电话会议开始后,不:

  • 让任何人进入电话会议,但却没有注意到它们的到来。这样,参与者不会觉得有人倾听而不参与。
  • 允许参与者漫步到八卦的讨论。总结相关点,直接大家讨论议事日程上的下一项。
  • 容忍不恰当的语言或粗鲁的评论。试图缓和了紧张的局面,如果情绪高涨,提醒大家的礼仪和规则回到议程。
  • 经常忘了暂停。你要让参与者有时间思考中说的是什么,并添加自己的评论。参与者不能看到对方,所以暂停给他们一个机会介入没有感觉他们打断。
  • 让它运行超时,或可能会发脾气哦。密切关注议程,如果没有时间讨论其他重要主题,表明他们会通过电子邮件交换或议程上的下一个电话会议。
  • 结束会议没有指示一个礼貌的反馈的机会。发送电子邮件要求参与者让你知道电话会议去了。18新利最新登入是否值得?技术工作吗?可以做些什么不同?

如果你是一个参与者,你要避免:

  • 迟18新利最新登入到。你会发现自己试图赶上讨论,和主机将不得不花时间向你介绍。
  • 失去焦点。保持你的思想在电话会议上,而不是一心多用的也回复电子邮件,网上购物,玩视频扑克,准备一个即将到来的会议议程或处理部门的危机。
  • 允许干扰像电话、员工问题或拜访朋友进入你的办公室。
  • 在你的电话呼叫等待把哔哔声电话会议。在会议开始前把它关掉。
  • 说没说你是谁。
  • 解决一个问题组而不是一个特定的个体。你会得到一个答案更快如果每个人都不停下来找出谁将回应。
  • 响应与愤怒或讽刺的评论别人。

一点事先的计划,努力最大限度地减少干扰和简单的礼貌,一个电话会议可以使人们走到一起来的一个有价值的会议的目的时,他们不能在同一个房间里。

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来源

  • 弗里德曼,苏珊。”33个小贴士使用电话会议会议准备。”概念营销集团。http://www.marketingsource.com/articles/view/1796
  • 罗素,Daiv。“电话礼仪是你成功的电话会议的关键。”SearchWarp.com。http://searchwarp.com/swa293717.htm
  • 安德森,卡莉。“电话礼仪”。Ezine articles. http://ezinearticles.com/?Teleconference-Etiquette&id=383212
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